La recherche d’un nouveau LMS : 5 questions pour une bonne analyse

Sachant qu’il existe près de 1 300 Learning Management Systems (LMS), comment choisir celui qui convient à votre organisation ? Place à la troisième partie de notre série consacrée au choix d’un nouveau LMS.

Vous avez raté nos articles précédents sur le sujet ? Cliquez ici pour savoir comment faire le bon choix de LMS et ici pour lever le voile sur quelques-uns des termes d’e-learning complexes.

Le Cefora, éditeur de ce blog, se prête actuellement lui-même à l’exercice. L’occasion rêvée donc, pour vous fournir quelques astuces basées sur notre propre expérience.

Clause de non-responsabilité : à la fin de cet article, nous vous fournirons un certain nombre de pistes afin de prendre une décision fondée. Cependant, nous n’orienterons pas votre choix et ne vous dirons donc pas quel LMS offre la meilleure solution.

Analyse, analyse, et encore analyse, sur la base de 5 questions

Cela pourrait s’apparenter à enfoncer une porte ouverte, mais la première étape essentielle est souvent négligée : réalisez avant tout une analyse approfondie de vos attentes précises à l’égard de votre LMS. Déterminez ce que vous souhaitez atteindre, ce que vous voulez pouvoir faire dans le système, et qui seront les utilisateurs de votre LMS.

Faites l’exercice de répondre aux 5 questions ci-dessous !

1. L’utilisateur final : qui utilisera le LMS ?

Votre système sera utilisé par des personnes. Qui sont ces personnes ? Que souhaitez-vous qu’elles puissent faire ? Que doivent-elles pouvoir voir ? Et inversement : que souhaitent-elles pouvoir faire ?

Mais aussi : tous les utilisateurs peuvent-ils faire la même chose ? Ou y a-t-il différents types d’utilisateurs, présentant chacun des autorisations, des exigences et des besoins distincts ? Nous parlons alors généralement des différents « personae ». Il importe de définir clairement tous les personae pour savoir ce qu’ils veulent et, en fin de compte, en quoi un LMS peut les aider en ce sens.

Une fois vos personae identifiés, vous pouvez dessiner le « parcours client » (customer journey). Dans ce parcours, vous déterminez pas à pas ce que vous souhaitez que l’utilisateur puisse faire et de quelle manière. Vous êtes ainsi en mesure d’identifier rapidement les potentiels problèmes et goulots d’étranglement. Ce sont les principales questions auxquelles votre nouveau LMS doit répondre.

2. Quel est l’objectif du système et quelle est la vision de votre organisation ?

Quels sont vos objectifs en mettant ce système à disposition ? Voulez-vous uniquement proposer une bibliothèque de formations ou aspirez-vous à offrir des trajets de formation structurés, basés sur des profils clairement définis ?

Plus loin encore : utilisez-vous le système pour la formation de vos propres collaborateurs ou représentez-vous un organisme de formation ? En interne, votre organisation dispose généralement d’un plan de formation clair à l’intention des collaborateurs, ce qui vous permet d’identifier les besoins (relativement) aisément. L’exercice est toutefois moins évident vis-à-vis des utilisateurs externes. Vous devez alors pouvoir compter sur un système qui offre à cet utilisateur les moyens de s’en sortir seul.

3. Quelles formations voulez-vous proposer ?

Ce point semble couler de source, mais c’est en fait loin d’être le cas : quel type de formations proposer dans le LMS ? Uniquement des formations en ligne ? Ou également des formations classiques ? Avez-vous également recours à des formations dans d’autres systèmes ?

Vous souhaitez idéalement proposer toutes vos formations dans un seul système, pour que l’utilisateur puisse retrouver l’intégralité de l’offre en un seul endroit. Cela signifie aussi que votre LMS doit offrir toutes ces possibilités de manière claire et fluide.

4. Quelles sont les connexions nécessaires ?

On oublie souvent qu’un système n’existe pas en soi.

Comment se passe, par exemple, la création de nouveaux utilisateurs dans le LMS ? Vous disposez généralement déjà d’une base de données du personnel. Un LMS doit idéalement lire ces données, de telle sorte que vous n’ayez pas à créer tous ces utilisateurs une seconde fois. À moins que les utilisateurs puissent s’inscrire eux-mêmes sur le LMS via votre site web ?

Ces questions peuvent paraître évidentes, mais elles ont un impact considérable sur la convivialité et le succès de votre LMS. Il suffit de regarder autour de vous et surtout d’observer votre propre écosystème en ligne : vous vous connectez à un grand nombre de plateformes web avec vos identifiants Google ou Facebook : Spotify, Runtastic, YouTube… Il est devenu rare de créer des comptes distincts pour tous ces systèmes.

Est-il dès lors judicieux de fournir à l’utilisateur des identifiants différents pour tous les outils de l’écosystème de votre entreprise ? Probablement pas. Optez pour un LMS qui permet une synchronisation avec les autres comptes de l’utilisateur.

5. Quelles sont les possibilités de création ?

Les possibilités de… quoi ?

Pas de panique : nous visons ici la question de savoir si le système offre la possibilité de créer des formations. Si oui, à quel point cette fonctionnalité doit-elle être développée ? Peut-elle se limiter à l’ajout de texte ? Ou souhaitez-vous réaliser de belles animations, proposer des tests et diffuser des vidéos ?

La plupart des systèmes actuels sont équipés d’un tel module de création, mais tous n’offrent pas les mêmes possibilités. Ce point est également souvent négligé lors de la phase d’analyse.

Aide externe

Comme vous l’aurez remarqué, une telle analyse prend du temps et est assez complexe. Il n’est pas toujours facile de garder une vue d’ensemble sur la situation. C’est pourquoi il peut être intéressant de faire appel à un partenaire externe pour vous aider à remettre de l’ordre dans vos idées. Sous la conduite de ces partenaires externes, organisez différents ateliers pour effectuer cette analyse. Cela permet souvent de distinguer l’essentiel de l’accessoire, et ainsi de détacher les priorités des facteurs moins importants.

Ateliers avec toutes les parties prenantes

Il est primordial que toutes les parties prenantes soient représentées lors de ces ateliers. Invitez, au sein de chaque département, tous les collaborateurs qui seront amenés à utiliser le LMS, de près ou de loin. Nous visons ici évidemment les responsables de formation et les apprenants, mais aussi les concepteurs pédagogiques, les profils techniques (comme le support TIC), éventuellement le service clientèle, etc.

Chaque utilisateur a en effet ses propres exigences et désirs. Pour pouvoir y satisfaire, tous ces désirs et exigences doivent avoir été explicités au préalable. Et, petit plus : cela facilitera l’intégration et l’acceptation du nouveau système par la suite.

Et ensuite ?

L’analyse est l’étape la plus importante de votre recherche. Que faire une fois que cette phase est terminée ? C’est à ce moment que cela devient intéressant, car vous entamez l’aspect concret ! Nous aborderons ce point dans un prochain article. Suivez donc ce blog de près !

Votre avis

Comment se passe votre recherche de LMS ? Vaut-il la peine de réaliser une analyse aussi précise et d’inviter toutes les parties prenantes ? Donnez votre avis ci-dessous !

 

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