La recherche d’un nouveau LMS : votre guide vers un choix final

Nous poursuivons votre recherche de LMS ! Dans l’article précédent, nous vous faisions part des 5 questions essentielles pour une bonne analyse. Vous avez les réponses ? Bien. Et ensuite ? Voici la marche à suivre pour arriver à une décision finale.

Construisez une maison, pas un château

Photo : Tim Rebkavets

Imaginons que vous construisiez une maison pour votre famille. Si vous êtes quatre, inutile de bâtir un château doté de 10 chambres, 5 salles de bains et d’une piscine chauffée. Il en va de même pour les LMS : concentrez-vous sur ce dont vous avez réellement besoin et sur les fonctionnalités que vous allez réellement utiliser. Le système le plus performant et le plus coûteux n’est pas forcément le plus adapté.

Il est plus facile de perdre le nord dans l’immensité d’un château !

Besoins versus désirs

Utilisez les résultats de votre analyse pour dresser la liste des éléments essentiels et des éléments accessoires. Évaluez les systèmes sur la base d’une liste de fonctionnalités. Un système se démarque à tous les niveaux ? Vous avez peut-être mis le doigt sur votre solution idéale !

Checklist
Photo : Glenn Carstens-Peters

Tout comme vous ne vous fiez pas uniquement aux photos lorsque vous cherchez une maison, vous devez également aller voir plus loin pour dénicher la perle rare dans votre recherche de LMS. Chaque LMS se vante, en effet, d’être le meilleur et le plus innovant du marché.

Veillez donc toujours à contacter un vendeur ou un représentant pour lui demander une démo en ligne, si possible avec un accès à un environnement d’essai du LMS. Ne vous contentez pas d’une réponse vague : posez des questions précises.

Première sélection et demande d’informations (RFI)

À l’issue de cette phase de démo et d’entretien, réalisez une première sélection de fournisseurs. Demandez-leur d’établir une première offre sur la base de vos exigences et désirs. Assurez-vous de leur fournir votre liste de fonctionnalités, de telle sorte qu’ils puissent répondre à tous vos critères de sélection. Méfiez-vous, là aussi, des simples réponses par « oui » ou par « non » : vous souhaitez des informations claires et démontrables.

C’est ce que nous appelons la phase de « demande d’informations » (ou « RFI » de l’anglais « request for information »). Vous demandez aux fournisseurs sélectionnés de répondre à la liste de fonctionnalités que vous avez établie.

Point d'interrogation
Photo : Emily Mortimer

Comment évaluer l’offre ?

Vous êtes alors théoriquement en mesure de trancher. Les réponses au RFI vous servent de fil conducteur. Procédez méthodiquement : attribuez des scores aux aspects les plus importants, concentrez-vous sur les éléments essentiels et considérez les éléments accessoires comme un plus.

Évaluez chaque système sur ces critères. Fixez-vous également des priorités. Le prix est l’argument prépondérant ? Donnez-lui alors plus de poids. L’intégration est un point de fracture ? Faites-la apparaître plus haut dans vos critères. Vous créerez ainsi une sorte d’entonnoir que les systèmes doivent traverser. Tous les systèmes ne le passeront toutefois pas.

Pour finir, réalisez, sur la base des réponses obtenues, une sélection encore plus minutieuse des systèmes qui répondent à vos principales exigences. Tâchez de vous limiter à maximum trois ou quatre systèmes qui passeront à l’étape suivante de la sélection.

Singes
Photo : Joao Tzanno

Utilisez des cas concrets

Vous souhaitez avant tout savoir si les systèmes sélectionnés honorent leurs promesses. Pour le découvrir, élaborez des « cas d’utilisation » : des situations typiques et concrètes de votre entreprise et dans lesquelles vous utiliserez le système en question. Ces cas d’utilisation mettent l’accent sur la manière dont vous utiliserez le système au quotidien.

Que permettent d’évaluer ces cas d’utilisation ?

Vous avez effectué correctement l’analyse initiale ? Toutes les parties concernées ont été interrogées ? Vous pouvez alors évaluer les éléments suivants au moyen des cas d’utilisation. Prenez en compte :

  1. Tous les types d’utilisateurs qui auront recours au système.
  2. Les différents environnements dans lesquels les utilisateurs devront naviguer et les actions qu’ils devront effectuer.
  3. L’organisation des formations.
  4. La création éventuelle des formations.
  5. L’intégration et la communication de votre LMS avec d’autres systèmes de votre environnement IT (par exemple avec votre intranet, votre système de facturation, votre talent management system, etc.).
  6. Les rapports que vous souhaitez obtenir à l’aide du système.
  7. L’intégration avec d’éventuels fournisseurs externes de formations.
  8. Les accès des formateurs, apprenants et responsables de formation.
  9. L’adaptation du LMS au look & feel de votre entreprise.
  10. Les possibilités d’accompagnement quotidien. Quel support attendez-vous, dans quelles langues ?

Démos approfondies

Conviez ensuite les fournisseurs à venir réaliser une démo approfondie qui prouve que leur système convient à votre organisation. Invitez toutes les parties prenantes à en juger.

Cette phase vous permet d’évaluer si ce qui est avancé sur papier peut effectivement être mis en œuvre. Une question que vous souhaitez élucider au préalable, et non une fois que le système aura été implémenté.

Et enfin : votre choix final

À l’issue de cette phase, vous disposez d’une excellente vue d’ensemble des différents systèmes et de la manière dont ils fonctionneront dans votre contexte. Le candidat qui se démarque le plus et qui est, par conséquent, le plus susceptible de devenir votre nouveau LMS, se dessine désormais bien clairement.

Le stress du choix fait toujours partie du processus. Néanmoins, si vous avez réalisé correctement le travail préparatoire et si vous avez soumis tous les candidats à votre propre examen, vous pouvez être certain que votre décision finale sera la bonne.

Comme vous l’aurez remarqué, cette recherche prend du temps, mais le choix d’un LMS est trop important que pour être pris à la légère.

Bonne chance !

Votre avis

Qu’en pensez-vous : ce guide est-il complet ? Manque-t-il des étapes que vous ajouteriez absolument ? Vous avez d’autres suggestions ou du feed-back à nous soumettre ? Réagissez ci-dessous !

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