L’onboarding en ces temps de coronavirus : 3 conseils pour une intégration réussie

Louise Haspeslagh

Content Marketeer pour Cefora. Curieuse de connaître les évolutions du marché du travail, les nouveaux développements en matière de RH et les meilleurs moyens de susciter la curiosité des employeurs et des collaborateurs.
Louise Haspeslagh
Temps de lecture : 3 minutes

En raison du coronavirus, l’intégration de nouveaux collaborateurs est tout sauf évidente. Marie Vanden Berghe, People & Organization Pilot, explique comment Cefora gère actuellement l’onboarding et partage trois conseils pratiques.

« Dans cette situation exceptionnelle, vous devez, en tant que professionnel RH, accorder une attention particulière à l’expérience de vos collaborateurs (potentiels) », explique Marie Vanden Berghe. « Le coronavirus a déjà un impact majeur pendant les entretiens d’embauche. En effet, lors d’un entretien en ligne, vous ne percevez pas toute la communication non verbale d’une personne. Il est donc plus difficile d’avoir une image complète d’un candidat – et vice versa. »

Un premier jour de travail sous le signe de l’innovation

Le plus grand défi ne commence toutefois qu’après les entretiens d’embauche. Comment encadrer les premiers pas d’une acquisition à distance ? « Normalement, lors de son premier jour de travail, un nouveau collaborateur découvre l’organisation et son nouvel environnement de travail, et fait connaissance avec ses nouveaux collègues », explique Marie Vanden Berghe. « Vous pouvez expliquer le fonctionnement de votre organisation en ligne. Mais il est beaucoup plus difficile de présenter personnellement tous les collègues. Et une visite numérique des bureaux est différente d’une expérience réelle. »

En tant qu’organisation, vous devez faire preuve d’innovation pour fournir le matériel de travail nécessaire à votre nouveau travailleur. « Nos collaborateurs IT ont emporté chez eux les ordinateurs portables destinés aux nouveaux collaborateurs », dit encore Marie Vanden Berghe. « Dès que nous engageons quelqu’un, les informaticiens se mettent au travail depuis leur domicile : ils installent tous les programmes et organisent l’accès aux applications et aux outils dont le nouveau collègue a besoin. Ensuite, nous faisons livrer le portable en urgence chez la personne concernée. »

3 conseils pour un onboarding réussi

Ce premier jour de travail n’est que le début de l’intégration. Marie Vanden Berghe se fait un plaisir de partager quelques conseils concrets pour un onboarding en douceur en ces temps difficiles.

1. Donnez un peu plus de temps aux nouveaux arrivants

« Il convient de rester réaliste de part et d’autre : un processus d’intégration parfait est impossible pour le moment. Donnez donc aux nouveaux arrivants un peu plus de temps pour se familiariser. Proposez les nouvelles informations par petites quantités et désignez le bon interlocuteur pour chaque question. Demandez à ces personnes de contact d’être disponibles, afin que votre nouvel employé obtienne rapidement des réponses à ses questions. »

2. Tirez le meilleur parti des outils en ligne

« Au début de la première réunion d’équipe du nouveau venu – via Skype, Microsoft Teams ou un autre outil de réunions virtuelles –, prévoyez suffisamment de temps pour présenter ce nouveau collègue aux autres participants. Il est également conseillé aux supérieurs d’organiser régulièrement une courte réunion virtuelle afin de vérifier le bon déroulement de l’intégration. En tant qu’organisation, assurez-vous que l’intranet où peuvent être consultées toutes les informations importantes est aisément accessible. Les nouveaux arrivants ne perdront ainsi pas de temps à effectuer des recherches inutilement longues. »


Bert, nouveau venu : « Une prise de contact virtuelle aisée et harmonieuse »

Bert Coolen a débuté à la mi-mars en tant que Product Manager chez Cefora. « Étant donné que nous utilisons intelligemment des outils en ligne tels que Microsoft Teams, je n’ai guère de difficultés à m’intégrer », explique Bert. « Ma première réunion d’équipe a été une expérience agréable. Comme chacun s’est présenté à son tour, j’ai même le sentiment que cette prise de contact virtuelle s’est déroulée de manière plus rapide et conviviale que si elle avait eu lieu en face à face. Vous regardez immédiatement chacun droit dans les yeux, alors que dans une “vraie” réunion, vous êtes souvent plus éloignés les uns des autres. Cela semble un peu contradictoire, je m’en rends compte. »


3. Organisez des pauses café virtuelles

« Grâce à Skype et à Teams, un nouveau venu peut aisément participer à des réunions professionnelles. Mais pas question de conversations à la machine à café en cette période de coronavirus. Or ces moments informels sont très importants pour l’intégration dans une équipe des nouveaux collaborateurs. C’est pourquoi vous pouvez organiser régulièrement une « pause café virtuelle ». Utilisez pour ce faire un canal informel – tel que WhatsApp – pour faire comprendre que la conversation ne doit pas nécessairement être en lien avec le travail. »


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